Notfallplanung leicht gemacht

Wozu eine Notfallplanung:

Mit der Notfallplanung wird sichergestellt, dass das Maklerunternehmen fortgeführt werden kann, wenn der Unternehmer, das Management oder wesentliche Gesellschafter für mehrere Wochen oder eine längere Zeit ausfallen.

Ein Notfallhandbuch ist nicht nur das Einsortieren bzw. Zusammenheften von Dokumenten in einem Ordner, aufgrund einer vorliegenden Checkliste!!!

Kernstück des Notfallhandbuchs sind die erforderlichen Handlungsanweisungen incl. Vollmachten, die für den kurz-, mittel- oder langfristigen Ausfall in Anwendung kommen sollen sowie die benötigten Dokumente und der Ablageort definiert, an dem sich das Dokument bzw. die Information befindet. Durch das Notfallhandbuch soll sich der eingesetzte Vertreter über alle Aspekte des Maklerunternehmens schnell einen Überblick verschaffen können, es sollten die unterschiedlichsten Arten von Fristen sowie die wichtigsten Geschäfts-u. Kundenkontakte ersichtlich sein.

Im Jahr 2013 war der Anteil der von den IHK beratenen Senior-Unternehmern ohne „Notfallhandbuch“ auf einem erschreckend hohen Niveau. Fast drei Viertel – 73 Prozent – haben nicht die für eine reibungslose Übergabe bzw. unerwarteten Ausfall des Chefs die notwendigen Dokumente und Handlungsanweisungen griffbereit für eine Vertrauensperson zusammengestellt. Besonders bedenklich ist, dass  dieser Anteil zuletzt wieder gestiegen ist.  Offenbar ist die psychologische  Barriere, sich mit Unfall, Tod oder Krankheit auseinanderzusetzen, stark verfestigt.

Das Fehlen eines „Notfallhandbuches“ bedeutet ein ernsthaftes Risiko für die Betriebsfortführung.

Es gibt die unterschiedlichsten Anbieter, die sich mit diesem Thema beschäftigen und es werden Notfall–Ordner, Notfallmappe, Notfallkoffer, Notfallhandbuch, Notfall-Stick, Vorsorgemappe, Vorsorge-Ordner, Vorsorgehandbuch usw. angeboten bzw. so bezeichnet. Der dahinterliegende Gedanke ist gleich. Die für einen Notfall benötigten Dokumente sollen geordnet in einen Ablagesystem sortiert sein. In den meisten Fällen sind es einfache Ordner mit beschrifteten Registern zur Dokumentensammlung. Es gibt aber auch einige wenige sehr gut aufbereitete Notfall- bzw. Vorsorgeordner oder Bücher mit detaillierten Beschreibungen und Erklärungen sowie auszufüllende Formulare bzw. Vordrucke. In der Regel ist der Umfang insgesamt zwischen 160 – 250 Seiten stark.

Bemerkung zu Anwendung:

1. Man muss sich intensiv damit beschäftigen und erstmals die ganzen Erklärungen und Informationen lesen
2. Die vorgefertigten Formulare ausfüllen, die nach unserer Praxiserfahrung für den privaten Bereich gut aufbereitet und verwendbar sind, aber für den geschäftlichen Bereich des Versicherungsmaklers nicht alles abdecken. Zu individuell sind die Gegebenheiten im Versicherungsmaklergeschäft, was zur Folge hat, das in der Regel nach unseren Erfahrungen, es nicht weiter ausgefüllt bzw. bearbeitet wird
3. Mehr Aufwand wegen vielfacher  Dokumentenverwaltung. Kopieren der Originale und Abheften der Kopien und das nach jeder Änderung des betreffenden Dokumentes
4. Die mitgelieferten Musterformulare bzw. Vordrucke zu den Verfügungen sind nur informativ über Regelungsmöglichkeiten, aber definitiv so nicht verwendbar

Mögliche Nutzung:

1. Gut zum Einsatz als Akquise- und Kundenbindungsinstrument im Privatkundengeschäft und Einzelunternehmen des Maklers

In den weiteren Ausführungen wird die Begrifflichkeit des ,,Notfallhandbuches„ verwendet. Der Begriff Handbuch wird als ,,eine geordnete Zusammenstellung eines Ausschnitts des menschlichen Wissens und als Nachschlagewerk bzw. Gebrauchsanweisung definiert„ , ein Ordner lediglich als Ordnungssystem und Aufbewahrung für Schriftgut, ein Koffer als ein verschließbares Behältnis mit einem Deckel für den manuellen Transport und ein Buch ist ein  nach traditionellem Verständnis eine Sammlung von bedruckten, beschriebenen, bemalten oder auch leeren Blättern aus Papier oder anderen geeigneten Materialien.

Für die Etablierung des Risiko- bzw. Notfallmanagement im Unternehmen wird die Bezeichnung ,,Notfallhandbuch„ verwendet. Aus unserer Sicht die treffendere Bezeichnung als die anderen verwendeten Bezeichnungen. Die Praxis hat ergeben, dass in den meisten Unternehmen die benötigten Dokumente in einem Ablagesystem vorhanden sind.  (Physisch oder digital als Ordner, Mappe, Hefter, Register usw. ) Warum also alles, was benötigt wird und auch schon abgelegt ist, noch einmal in einen separaten Ordner ablegen? Bei der Einrichtung und Aktualisierung wird eine immense Zeitersparnis und Aufwandsreduzierung erreicht. Die Aktualität ist allein dadurch gewährleistet, dass neue Dokumente an dem vorhandenen Ablageort gepflegt werden und der Ablageort bereits im Notfallhandbuch vermerkt ist. Wird der Ordner separat oder an einem anderen Ort verwahrt, ist die Pflege und Aktualisierung somit noch aufwändiger und in den meisten Fällen im Fall X nicht aktuell.

Für die Lagerung an einem anderen Ort spricht natürlich, dass bei Feuer, Einbruch und/ oder Vandalismus diese Unterlagen geschützt sind. Der Schutz muss dann aber auch am anderen Aufbewahrungsort  gewährleistet sein! (Z.B. die Verwahrung in einem feuerfesten Tresor.)
Info: Diesen Schutz  muss noch nicht mal ein StB, RA oder Notar bieten und ist dazu auch  nicht verpflichtet!!!

Wie Sie für Ihr Maklerunternehmen in kürzester Zeit und mit wenig Aufwand durch gezielte Fragestellungen und Erklärungen ein eigenes individuelles Notfallhandbuch einrichten bzw. erstellen, zeigen wir Ihnen in der Schritt für Schritt  Anleitung.

Das Inhaltsverzeichnis incl. Leseprobe können Sie gratis hier herunterladen:

Hier. Herunterladen ( für diese Lese Anforderung wird noch ein PDF Dokument erstellt, wofür auch noch ein Cover benötigt wird), wenn das angefordert wurde, kann man dann auch die kostenpflichtige Schritt für Schritt Anleitung heruntergeladen werden) Wird auch noch erstellt und muss dann im Autoresponder noch ein gepflegt werde)

Inhalte in der Schritt für Schritt Anleitung?

Inhalte eines Notfallhandbuches sind:

Handlungsvollmachten, Vertretungsplan, Informationen zu Kunden und  Lieferanten  und einen Dokumentenverweis zu den Bankverbindungen, Zugangsdaten sowie ein Testament.

Welche Dokumente werden überhaupt benötigt?

Welche Dokumente werden im Fall X überhaupt als Original benötigt?

Wie hält man mit wenig Zeit- und Arbeitsaufwand das Notfallhandbuch aktuell?

Welche Punkte sollten detailliert in Form von Handlungsanweisungen geregelt werden?

• Wer kann über Guthaben des Firmenkontos zum Lebensunterhalt der Familie verfügen, wo sind die Kontodaten, Geld-Checkkarten, Passwörter, PINs dafür usw.?
• Wer darf Gehaltsüberweisungen an Angestellte oder Courtageauszahlungen an Kooperationspartner, freie Mitarbeiter, Tippgeber veranlassen und wo steht bzw. ist geregelt, wer wie viel für was erhält?
• Wer darf Stornos von freien Mitarbeitern, Kooperationspartnern, Tippgebern zurückfordern und evtl. wenn dringend erforderlich ist, bei der Bank eine Überziehung beantragen bzw. veranlassen, oder mit dem VU eine Ratenzahlung vereinbaren?
• Wer darf den Bestand betreuen, übertragen, verkaufen usw.?
• Wer darf datenschutzrechtlich auf die Onlineplattformen der kooperierenden Gesellschaften zugreifen und wo liegen die Zugangsdaten bzw. Passwörter? Darf diese Person das aufgrund vertraglicher Vereinbarungen mit der Gesellschaft überhaupt?
• Wer bearbeitet einen beim Privat- oder Firmenkunden eingetreten Schaden?
• Wer ist über was zu informieren?
• Sind Fehler der handelnden Person von Ihrer VSH gedeckt und wie lange?
• Haftet der Vertreter im Innenverhältnis evtl. gegenüber Erben vollumfänglich?

Hier können Sie sich einen Überblick verschaffen, was unsere schrittweise Anleitung zur Erstellung einer Notfallplanung beinhaltet und diese hier gratis herunterladen.